ما هي الإدارة الإلكترونية للوثائق (GED)؟ شرح مبسّط
الإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) هي نظام يتيح التقاط جميع وثائق المؤسسة وتصنيفها وتخزينها واسترجاعها وأرشفتها في صورة رقمية. لا مزيد من خزائن الملفات والوثائق المتناثرة على الحواسيب والخوادم: كل شيء مُجمَّع في منصة واحدة يمكن الوصول إليها في ثوانٍ.
يغطّي نظام GED دورة حياة الوثيقة بالكامل. الالتقاط يُدخل الوثائق (رفع يدوي، مسح من الناسخة، استقبال عبر البريد الإلكتروني، استيراد جماعي من خادم قديم). التصنيف ينظّمها في مساحات عمل ومجلدات وأنواع وبيانات وصفية. أما البحث في النص الكامل — بما في ذلك التعرّف الضوئي على الحروف للوثائق الممسوحة، بالعربية والفرنسية — فيتيح العثور على أي وثيقة فورًا. وأخيرًا تدير دورة الحياة الإصدارات والمصادقة والتوقيع الإلكتروني والأرشفة القانونية.
وهذا بالضبط ما يميّز نظام GED الحقيقي عن مجرّد مجلد مشترك: التحكّم في الصلاحيات حسب القسم، والتتبّع الكامل (من فعل ماذا ومتى)، وإدارة الإصدارات، والحفظ ذي القيمة القانونية، والأمان من طرف إلى طرف (تشفير، مضاد فيروسات، سجل تدقيق غير قابل للتعديل). المجلد المشترك العادي لا يقوم بأيٍّ من ذلك.
لمن تُوجَّه GED؟ لكل مؤسسة تتعامل مع وثائق — فواتير، عقود، ملفات موارد بشرية، شهادات، مراسلات، إجراءات. أي عمليًا لكل المؤسسات. وتصبح ضرورية بمجرّد الحاجة إلى إثبات وثيقة أو استرجاعها أو حفظها على المدى الطويل، وعندما يعمل عدّة أشخاص على الملفات نفسها.
Cetelex GED هو نظام سيادي لإدارة الوثائق: يُثبَّت على خادمكم الخاص، ويُبقي بياناتكم لديكم، ويجمع بين الالتقاط متعدّد القنوات، والتعرّف الضوئي بالعربية والفرنسية، والتوقيع الإلكتروني، والأمان، والأرشفة في واجهة ويب عصرية. إدارة وثائقية مصمَّمة للمؤسسات الجزائرية، دون الاعتماد على السحابة.
